La gestion de la comptabilité relative aux machines à café en entreprise est une tâche que tout comptable doit réaliser. De plus, l’enregistrement des dépenses liées aux équipements divers se doit d’être conforme aux règles d’écriture en comptabilité. Alors, comment faire ?
Achat de machine à café, quel compte (ou classe) utiliser ?
La gestion de distributeurs de boissons chaudes nécessite un suivi strict des dépenses. Ainsi, il sera plus facile de contrôler les coûts, de maintenir la satisfaction des salariés ou des collaborateurs, et d’assurer la rentabilité.
Enregistrement de l’acquisition d’une machine à café en entreprise
En général, la comptabilisation des biens qui s’utilisent sur le long terme dans une entreprise concerne les comptes de classe 2, c’est-à-dire dans « immobilisations ». Mais dans la pratique, l’achat d’une machine à café est enregistré dans la classe 6. Cela est dû au fait que ce sont des acquisitions à faible valeur.
Un distributeur automatique de boissons chaudes, tel qu’une machine à café en grains ou à capsules est, donc classé comme un matériel à faible coût d’acquisition, c’est-à-dire dans la classe 6. Il figure dans la liste des « petits équipements », au même titre qu’une cafetière ou un paquet de papiers A4. Celui-ci peut être classé dans « fournitures », plus précisément dans « fournitures de bureau ».
Qui est responsable de la gestion de la comptabilité des machines à café ?
L’acquisition d’un matériel utilisé au sein d’une organisation doit être enregistrée par un responsable, notamment un comptable. Ce dernier est aussi tenu d’enregistrer les éléments d’immobilisations (immobilisations corporelles et immobilisations incorporelles), les flux de charges et les écrits sur la taxe (TVA déductible et TVA collectée).
Il est aussi responsable de l’imputation des outillages dans le cahier des charges, de l’enregistrement des constructions, des agencements et des installations techniques. En cas d’erreur, un expert-comptable peut corriger et vérifier les éventuelles fautes d’enregistrement.
Il convient de souligner que les responsables de comptabilité d’entreprise choisissent d’imputer l’achat d’une machine à café dans la « classe 2 : immobilisations ». Dans ce cas, le comptable suit une politique d’enregistrement strict mis en place par ses supérieurs.
Dépenses liées à l’utilisation de machines à café en entreprise : comment les enregistrer ?
Dans le cadre d’une tenue journalière, toutes les charges liées aux dépenses des machines à café en entreprise sont enregistrées dans la classe 6. Outre l’acquisition proprement dit d’une machine à café, l’achat de consommables comme les dosettes, les capsules et les grains de café doit également figurer dans l’enregistrement comptable des immobilisations.
- Achat de dosettes et de capsules: le « compte 601 : achats de fourniture » est utilisé. Même si ce compte est pour la plupart du temps destiné pour les fournitures de bureau, il peut être adapté pour les consommables spécifiques comme la machine à café.
- Autres consommables : les dépenses relatives aux autres consommables nécessaires à l’utilisation d’une machine à café professionnelle sont enregistrées dans le « compte 601 : achat de fourniture ». Il est possible d’ajouter des sous-comptes pour chaque type de consommable afin de spécifier l’écriture.
- Frais de réparation et d’entretien : toutes les dépenses liées à la réparation ainsi qu’à l’entretien des distributeurs de boissons chaudes sont enregistrées dans le « compte 606 : frais d’entretien et réparation ». Il faut y inclure les dépenses des pièces de rechange, de la maintenance régulière et les éventuelles charges en cas de panne.
Quels sont les outils de gestion de machine à café en entreprise ?
Pour effectuer un suivi efficace des dépenses relatives aux machines à café professionnelles, il est important de disposer d’outils de gestion performants et pratiques. Ainsi, il sera plus facile d’optimiser l’approvisionnement et les coûts relatifs aux différentes charges.
- Logiciels de comptabilité: il s’agit d’outils conçus pour réaliser un suivi efficace de toutes les dépenses des percolateurs. Ils permettent notamment d’avoir des rapports financiers détaillés et des coûts en temps réel. Certains modèles mettent même à la disposition des utilisateurs des fonctionnalités avancés telle l’intégration bancaire automatique ou encore la génération de factures.
- Tableurs : aujourd’hui, il existe des tableurs pratiques pour la gestion des percolateurs ou autres distributeurs de boissons chaudes. Excel et Google Sheets sont par exemple efficaces afin de calculer les coûts des consommables, de suivre des dépenses et d’enregistrer des transactions.
- Mécanisme de suivi des stocks : comme vu précédemment, un percolateur doit être utilisé avec des consommables, à savoir : sucre, lait, capsules, grains de café, gobelets… L’usage d’un mécanisme de suivi de stocks permet justement d’effectuer un inventaire précis de tous les consommables. Il aide à optimiser la gestion des coûts et à éviter la rupture de stock.
- Intégration avec les fournisseurs : pour une meilleure coordination des commandes, il est plus judicieux d’utiliser un système d’intégration avec les différents fournisseurs (de consommables ou de pièces de maintenance). Il est également possible de négocier des prix intéressants sur l’achat des consommables. Certains fournisseurs proposent même des tarifs préférentiels pour les grosses commandes.
